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プロジェクト管理ツールは軽快さで選べ

こんにちは、poipoiです。

「テクニカルディレクター目線のプロジェクトマネージメント手法」
を考えてみる記事。

今回は、プロジェクト管理ツールは機能も大事だけど軽快さみたいなものも大事だよね。という話。


プロジェクト管理ツール、どうやって選定する?

プロジェクト管理ツール。どうやって選定していますか。

「カンバン機能があるといいな」「Wiki機能があるといいな」「Git連携ができるといいな」「プロジェクトごと、チームごとの管理ができるといいな」

というように機能面にフォーカスして選定することが多いかと思います。

わたしも、もちろんこういったほしい機能があるツールを選定するようにしていますが、それ以外にも大事にしている項目があります。それは、

「軽快さ」

です。


なぜ軽快さを重視するのか

なぜ軽快さを重視するかというと、

「編集の心理的ハードルを限界まで下げる」

ためです。

そもそもどんなに多機能なプロジェクト管理ツールを使っていても、それがきちんとチームメンバに使用され、登録されているタスクやプロジェクト情報などがきちんとメンテナンスされ、最新の情報にアップデートされていなければ意味がありません。

ツールの挙動がもったりしていたり、一つのアクションをするために何度もクリックが必要だったり、そのツールを使うのが「なんだか億劫だなあ」と感じてしまうと、それが心理的ハードルになってしまい途端にメンバーに触ってもらえなくなります。

そしてもちろん、自分がそのツールを触る頻度も低くなってしまいます。
プロジェクト管理ツール内の情報はPMが一番高い頻度でメンテナンスすることになるので、そこの頻度が下がることはプロジェクト全体の進行に関わってきます。

軽快かどうか、くらいでそんなに影響出る?と思う方もいるかもしれませんが、(あくまで個人的な経験知ですが)けっこう顕著にその傾向が出るように感じています。


「軽快さ」を見極めるポイント

では、あたらしいツールを導入する際など、どういったポイントに注目して「軽快さ」を評価すればいいのでしょうか。

個人的には以下の3つのポイントを見ています。

動作は重くないか
ツールを立ち上げる際に時間がかからないか。
メニューをクリックしてから次のページが表示されるまでにタイムラグはないか。など。

プロジェクト情報(Wikiなど)のアクセシビリティ
起動後トップ画面に Wiki などのプロジェクト情報が表示されているか。
階層構造で情報をまとめることができるか(各詳細情報に到達するまでのクリック数をこちらで設計できるか)。など。

タスク登録の簡単さ
タスク一覧から1クリックで登録画面を出せるか。
タスク登録時に別画面に遷移したりしないか。
はじめから詳細まで入力させられないか(タスク名のみでサクサク登録できるか)。
連続してタスクを登録する際にストレスにならないか。など。

だいたいこんなところに注目してツールを選定しています。


もちろん使い方も大事

もちろんツールの動作がいくら軽快でも、使う側の人が複雑な方法でそれを運用していると意味がありません。

特に Wiki などは情報のまとめ方次第によって、必要な情報へのアクセスのしやすさが全く変わってしまいます。
ここらへんのアクセスしやすい情報整理の仕方についてはまた別の機会に詳しくかけたらなと思います。


おススメのプロジェクト管理ツール

わたしは最近はほぼ Notion 一択になっています。

Notion は基本的には Wiki ツールなのですが、そのなかにカンバン形式でタスク登録もできるのでタスク管理も同時にできます。

私が気に入っている理由のひとつがそのカンバン形式のタスク表示をドキュメントのなかに一緒に表示できる点です。

そのほかのタスク管理ツールだと、Wiki機能とタスク管理機能が別画面になっていたりして、プロジェクト情報とタスク情報を両方トップビューにもってくるようなことができなかったりします。

Notionでは両者をトップビューに持ってこれるので、毎日確認したいスケジュールやタスク情報などを一番見やすい位置に持ってくることができます。

動作もまあまあ軽快です。モバイルからの利用はちょっと重かったのですが、最近アップデートが入り速度が改善したようです。

(あとはガントチャート表示が機能として入ってくれればほぼ満点なのだが…。早く入ってほしい!)


ということで、タスク管理ツールの軽快さについてでした。
今回はこのへんで。

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マニュファクチュアという屋号で活動するフリーランスのテクニカルディレクター/デバイスエンジニア。 「つくりたい」を「つくれる」にするお仕事をしてます。

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